Uma pequena transportadora pode começar com poucos veículos, poucos funcionários e uma operação relativamente simples.

No início, uma planilha resolve.

O proprietário anota os clientes, controla pagamentos, registra despesas, organiza as entregas e acompanha o abastecimento.

O motorista recebe informações pelo WhatsApp.

Os documentos ficam em pastas.

O financeiro é atualizado em outra planilha.

E funciona.

Até o volume aumentar.

Quando chegam mais clientes, mais viagens e mais entregas, começam a aparecer perguntas que antes eram fáceis de responder:

Quanto essa operação realmente custou?

Quais entregas ainda estão pendentes?

Qual veículo está fazendo determinada carga?

Quem é o motorista responsável?

Quanto foi gasto com abastecimento?

Quais valores ainda estão para receber?

Quem pode alterar uma informação no sistema?

Onde está o documento daquela operação?

É nesse momento que uma pequena transportadora precisa de um sistema de gestão que consiga centralizar essas informações.

Quais são as principais dores de uma pequena transportadora?

A rotina de uma transportadora envolve muito mais do que colocar uma carga no caminhão e fazer a entrega.

Existe uma sequência de tarefas que precisa funcionar.

Cliente, carga, veículo, motorista, documento, rota, entrega, despesa e recebimento precisam estar relacionados.

Quando cada informação fica em um lugar diferente, o proprietário acaba sendo a pessoa que precisa juntar tudo.

Esse é um dos problemas mais comuns identificados nas pesquisas sobre sistemas para pequenas transportadoras: a empresa pode ter o documento fiscal em um sistema, os custos da viagem em uma planilha, informações do motorista no WhatsApp e o financeiro em outro controle.

Para uma empresa pequena, isso pesa ainda mais porque normalmente não existe uma equipe grande para cuidar de cada área.

O próprio dono acaba fazendo um pouco de tudo.

O dono da transportadora precisa enxergar a operação inteira

Em uma empresa pequena, não é incomum o proprietário cuidar de várias atividades ao mesmo tempo.

De manhã, pode estar acompanhando uma carga.

Depois precisa resolver uma entrega.

À tarde, conferir um pagamento.

No fim do dia, olhar os gastos com combustível.

E ainda precisa saber se a empresa está dando lucro.

Quando essas informações estão espalhadas, fica difícil ter uma visão real do negócio.

Um ERP para transportadora pode ajudar justamente nesse ponto: centralizar diferentes áreas da empresa para que o gestor não precise montar a situação da operação manualmente.

No 360 ERP, a estrutura reúne áreas como comercial, financeiro, fiscal, logística, estoque, gestão e relatórios.

Controle de cargas e entregas

Uma das principais preocupações de uma transportadora é saber o que precisa ser entregue e o que já foi entregue.

O 360 ERP possui relatório de carga e relatório de entrega.

O relatório de carga permite visualizar os produtos que tiveram carga e para quais clientes.

Já o relatório de entrega permite consultar as entregas que precisam ser realizadas e aquelas que já foram entregues.

Isso pode ser útil para o gestor acompanhar a operação sem depender de uma lista enviada pelo motorista ou de uma planilha atualizada manualmente.

Na prática

Imagine que uma transportadora tenha 25 entregas programadas.

O gestor precisa saber:

• Quais ainda precisam ser entregues;

• Quais já foram realizadas;

• Para quais clientes;

• Quais cargas foram relacionadas à operação;

• O que precisa ser acompanhado pela equipe.

Ter essas informações dentro do sistema reduz a necessidade de procurar dados em diferentes lugares.

Roteirização para organizar as entregas

Outra dificuldade comum está na organização das rotas.

Quando a empresa possui poucas entregas, montar uma rota manualmente pode parecer simples.

Mas conforme o número de clientes aumenta, a operação começa a ficar mais complicada.

O motorista recebe uma lista de endereços.

Depois alguém reorganiza a sequência.

Um cliente é incluído de última hora.

Outro pedido precisa ser entregue em uma região diferente.

E a rota precisa ser refeita.

O 360 ERP possui módulo de roteirização, voltado ao planejamento das rotas de entrega. A própria plataforma apresenta o recurso como uma forma de planejar os percursos e melhorar a organização das entregas.

Isso pode ajudar principalmente pequenas empresas que ainda organizam suas entregas manualmente.

Conheça a Roteirização do 360 ERP

Controle de abastecimento

Combustível é uma das despesas que mais merece atenção em uma operação de transporte.

Não basta saber quanto a empresa gastou no mês.

É importante conseguir relacionar o abastecimento à operação e acompanhar os lançamentos registrados.

Nos prints do sistema, o módulo de logística possui Controle de abastecimento, e o recurso também aparece entre as funcionalidades disponíveis na estrutura de planos do 360 ERP.

Para uma pequena transportadora, centralizar esse controle ajuda a evitar aquela situação em que as notas de combustível ficam espalhadas e o gestor precisa somar tudo no final do mês.

Motoristas e veículos cadastrados no sistema

O transporte depende de duas informações básicas: quem está dirigindo e qual veículo está sendo utilizado.

No 360 ERP é possível cadastrar motoristas e veículos.

No cadastro do motorista, podem ser registradas informações como:

• Nome;

• CPF;

• E-mail;

• CNH;

• Categoria da CNH;

• Validade da CNH;

• Foto;

• Documentos complementares.

No cadastro do veículo, podem ser informados dados como:

• Proprietário;

• UF;

• RENAVAM;

• Placa;

• Tipo de rodado;

• Tipo de carroceria;

• Peso;

• Dimensões;

• Ano;

• Ano-modelo;

• Documentos complementares.

Esses cadastros também são utilizados na operação de MDF-e.

MDF-e para organizar a operação de transporte

O 360 ERP possui emissão de MDF-e, documento utilizado para consolidar informações relacionadas aos documentos fiscais da carga.

No sistema, o MDF-e pode ser criado informando motorista, veículo, UF de carregamento, UF de descarregamento, cidade de descarregamento, percurso e documentos fiscais relacionados à operação.

Para uma transportadora, isso significa que a parte documental da operação pode fazer parte do mesmo ambiente em que estão cadastrados os veículos, motoristas e demais informações da empresa.

É importante lembrar que as obrigações fiscais e os documentos necessários dependem da operação realizada e da legislação aplicável. A configuração fiscal da empresa deve ser validada com o responsável contábil.

Veja o MDF-e no 360 ERP

Permissões e perfis de acesso: cada funcionário vê o que precisa

Esse é um ponto que muitas pequenas transportadoras deixam para depois.

No começo, talvez apenas o proprietário utilize o sistema.

Depois entram:

• Administrativo;

• Financeiro;

• Comercial;

• Operacional;

• Motoristas;

• Vendedores;

• Faturamento.

E surge uma pergunta importante:

todo mundo precisa ter acesso a tudo?

A resposta normalmente é não.

No 360 ERP, é possível criar usuários individuais e definir perfis e permissões de acesso.

O perfil reúne um conjunto de permissões para usuários com necessidades semelhantes.

No cadastro de usuário, o sistema permite configurar, entre outros pontos:

• Acesso móvel;

• Acesso web;

• Acesso ao PDV;

• Permissões comerciais;

• Alteração de lançamentos;

• Exclusão de vendas;

• Descontos;

• Alteração de formas de pagamento;

• Acesso ao financeiro;

• Contas a pagar e receber;

• Geração de boletos;

• Permissões fiscais;

• Emissão de NF-e;

• Emissão de NFC-e;

• Emissão de MDF-e;

• Emissão de NFS-e;

  
  

Para uma pequena transportadora, isso ajuda a separar a operação.

Exemplo

O funcionário do financeiro não precisa necessariamente alterar uma venda.

O responsável comercial não precisa necessariamente acessar todas as informações financeiras.

O usuário responsável pelo fiscal pode ter acesso à emissão dos documentos necessários.

E o administrador mantém uma visão mais ampla.

Esse controle também ajuda a empresa a saber quem está utilizando o sistema e quais ações cada pessoa está autorizada a realizar.

Veja como funcionam usuários e permissões no 360 ERP

Auditoria: saber o que aconteceu dentro do sistema

Quando mais pessoas começam a utilizar o sistema, surge outra necessidade: acompanhar as alterações realizadas.

O 360 ERP possui o módulo de Auditoria, voltado à rastreabilidade das ações, controle de usuários e histórico de alterações.

Para uma empresa pequena, isso pode ser importante principalmente quando existem diferentes pessoas trabalhando com vendas, financeiro, fiscal e operação.

Em vez de depender apenas de conversas internas para descobrir o que aconteceu, a empresa pode contar com um histórico das ações realizadas no sistema, de acordo com o recurso contratado e configurado.

Financeiro de uma transportadora: não adianta faturar sem saber quanto recebeu

Uma transportadora pode ter bastante movimento e ainda assim enfrentar problemas de caixa.

Isso acontece quando o gestor sabe quanto faturou, mas não sabe exatamente:

• Quanto ainda tem para receber;

• Quais contas estão vencendo;

• Quanto já foi pago;

• Quanto foi gasto;

• Quais despesas estão pesando;

• Como está o fluxo de caixa.

O 360 ERP possui controle financeiro com contas a pagar, contas a receber, despesas, faturamento, vencimentos e parcelamentos, além de recursos de boletos e relatórios.

Isso permite relacionar a operação comercial ao financeiro.

A empresa deixa de olhar apenas para o valor faturado e passa a acompanhar também o dinheiro que realmente está entrando e saindo.

Conheça o Financeiro do 360 ERP

Boletos e cobrança dos clientes

Se a transportadora trabalha com cobrança por boleto, ter esse recurso integrado ao financeiro pode reduzir trabalho manual.

O 360 ERP possui integração bancária para emissão de boletos e permite acompanhar informações relacionadas aos títulos.

A plataforma informa integração com diversos bancos e recursos como boletos em lote, envio por WhatsApp e e-mail e relatórios de boletos emitidos, pagos e em atraso.

Isso é útil para uma empresa que não quer depender de controles separados para saber quais clientes já pagaram e quais ainda possuem valores em aberto.

Conheça a gestão de boletos do 360 ERP

Contas a pagar também fazem parte da operação

Não existe transportadora sem despesas.

Combustível, fornecedores, serviços, despesas administrativas e outros compromissos precisam entrar no controle financeiro.

Se cada pagamento é anotado em um lugar diferente, o gestor perde tempo para descobrir quanto a empresa realmente gastou.

O 360 ERP permite centralizar contas a pagar, contas a receber, despesas e faturamento.

Assim, a gestão financeira pode ser acompanhada junto das demais informações da empresa.

Estoque também pode fazer parte da operação

Nem toda transportadora trabalha somente com prestação de serviço.

Algumas empresas também possuem produtos, materiais, itens para manutenção ou operações de distribuição associadas ao transporte.

O 360 ERP possui controle de entradas, saídas e transferências de estoque, além de relatórios de estoque mínimo e inventário.

Quando a transportadora também trabalha com distribuição, esse recurso se torna ainda mais importante.

Nesse caso, o sistema pode conectar:

Venda → Estoque → Carga → Entrega → Financeiro

Essa integração é particularmente útil para empresas que fazem transporte e distribuição ao mesmo tempo.

E se a transportadora também tiver vendedores?

É comum uma empresa de transporte evoluir para outros serviços ou atuar junto com uma operação comercial.

Se existe uma equipe externa, o 360 ERP também possui recursos para vendedores.

O aplicativo de força de vendas permite registrar pedidos, consultar clientes e estoque, acompanhar vendas, trabalhar com comissões e operar online e offline.

Isso significa que a empresa não precisa necessariamente manter uma ferramenta separada para a equipe comercial.

Conheça a Força de Vendas do 360 ERP

Agenda e organização de visitas

Se a empresa possui equipe comercial, representantes ou profissionais que realizam visitas, a agenda também pode fazer parte da gestão.

O 360 ERP permite criar compromissos, definir vendedores responsáveis, configurar recorrência, lembretes e acompanhar o histórico.

Também existem recursos de check-in e check-out, com registro de foto no encerramento da visita.

Isso pode ser útil para empresas que precisam organizar visitas a clientes, parceiros ou pontos de atendimento.

Veja como funciona a Agenda do 360 ERP

Relatórios para saber o que está acontecendo

Um sistema para transportadora não deve servir apenas para cadastrar informações.

O gestor precisa conseguir consultar os dados.

O 360 ERP possui diferentes relatórios comerciais, incluindo:

• Carga;

• Entrega;

• Clientes;

• Clientes sem venda;

• Comissão;

• Faturamento;

• Produtos;

• Top clientes.

Os relatórios também podem ser exportados em PDF ou Excel.

Para uma pequena empresa, isso pode fazer diferença na hora de entender a operação sem precisar montar manualmente uma série de planilhas.

Uma pequena transportadora pode começar com um sistema de gestão sem complicar a operação

Um dos receios de uma empresa pequena é contratar um sistema grande demais para a própria realidade.

Isso é compreensível.

O proprietário não quer passar meses implantando uma ferramenta que ninguém consegue usar.

Por isso, ao escolher um sistema para transportadora pequena, vale olhar menos para a quantidade de funcionalidades anunciadas e mais para o que realmente será utilizado no dia a dia.

Pergunte:

Consigo cadastrar meus veículos e motoristas?

Consigo controlar minhas cargas e entregas?

Consigo organizar minhas rotas?

Consigo acompanhar abastecimentos?

Consigo emitir os documentos que fazem parte da minha operação?

Consigo controlar contas a pagar e receber?

Consigo gerar boletos?

Consigo definir o que cada funcionário pode acessar?

Consigo saber o que aconteceu dentro do sistema?

Consigo acompanhar tudo isso em um único lugar?

Se a resposta for sim para as necessidades da sua operação, o sistema começa a fazer sentido.

Quando uma planilha deixa de ser suficiente para a transportadora?

Não existe um número específico de caminhões que determine quando uma empresa precisa de ERP.

Uma transportadora com dois veículos pode precisar de um sistema antes de uma empresa com dez, dependendo da complexidade da operação.

Alguns sinais são mais importantes que o tamanho da frota.

A empresa já está nesse momento quando:

• As informações estão espalhadas em várias planilhas;

• O motorista recebe informações pelo WhatsApp e depois alguém precisa atualizar o sistema;

• O proprietário precisa conferir várias planilhas para saber os custos;

• O controle de abastecimento é manual;

• As entregas são organizadas em listas;

• Documentos ficam espalhados em pastas;

• Mais de uma pessoa utiliza o sistema, mas todos possuem acesso às mesmas informações;

• O financeiro não está conectado à operação;

• É difícil descobrir quem alterou determinada informação;

• O gestor precisa perguntar para várias pessoas para saber o que aconteceu em uma viagem.

Quando isso acontece, talvez o problema não seja falta de funcionários.

Pode ser falta de centralização.

360 ERP para pequenas transportadoras

O 360 ERP não precisa ser visto apenas como um sistema comercial.

Para uma pequena transportadora, ele pode centralizar diferentes áreas da empresa.

Comercial

• Clientes;

• Produtos;

• Vendas;

• Orçamentos;

• Pedidos;

• Tabelas de preços;

• Vendedores;

• Comissões;

• Agenda.

Logística

• Carga;

• Entrega;

• Roteirização;

• Controle de abastecimento;

• Cadastro de motoristas;

• Cadastro de veículos;

• MDF-e.

Fiscal

• NF-e;

• NFC-e;

• NFS-e;

• MDF-e;

• Importação de XML;

• Entrada de notas;

• Documentos fiscais;

• Controle de sequência de documentos.

Financeiro

• Contas a pagar;

• Contas a receber;

• Despesas;

• Faturamento;

• Fluxo de caixa;

• DRE;

• Boletos;

• Integração bancária;

• Relatórios financeiros.

Gestão

• Usuários;

• Perfis;

• Permissões;

• Auditoria;

• Relatórios;

• Indicadores.

Essa estrutura pode ser interessante para pequenas transportadoras que querem organizar a empresa sem manter um sistema diferente para cada área.

Veja todos os módulos do 360 ERP

ERP ou sistema específico para transportadora?

Essa é uma dúvida importante.

Existem sistemas desenvolvidos especificamente como TMS para transportadoras, com recursos muito aprofundados em determinadas áreas da logística.

Para uma operação grande e altamente especializada, esse tipo de solução pode fazer sentido.

Mas uma pequena transportadora nem sempre precisa começar com uma estrutura tão específica.

Se o principal problema hoje é ter:

financeiro + documentos fiscais + cargas + entregas + roteirização + abastecimento + usuários + relatórios

em diferentes controles, um ERP integrado pode ser uma alternativa interessante.

O ponto é avaliar a operação real.

Se a empresa precisa de recursos muito específicos de gestão de frota, rastreamento, pneus, manutenção avançada ou outros controles que não fazem parte da operação que será utilizada no 360 ERP, esses requisitos devem ser avaliados separadamente antes da contratação.

Essa análise evita contratar um sistema apenas pela quantidade de funcionalidades anunciadas.

O que testar antes de contratar um sistema para transportadora?

Antes de tomar uma decisão, faça um teste com uma operação real.

Não use um exemplo genérico da demonstração.

Pegue uma operação da sua própria empresa.

Faça este teste:

1. Cadastre um cliente.

O processo é simples?

2. Cadastre o motorista.

As informações necessárias estão disponíveis?

3. Cadastre o veículo.

O sistema consegue armazenar os dados que sua empresa precisa?

4. Faça uma operação de carga.

É possível acompanhar o que será transportado?

5. Organize uma entrega.

A equipe consegue visualizar o que precisa ser entregue?

6. Organize a rota.

A roteirização atende à sua operação?

7. Registre o abastecimento.

A informação fica dentro do sistema?

8. Gere os documentos necessários.

O sistema atende à sua operação fiscal?

9. Lance o financeiro.

A venda ou serviço consegue chegar ao controle financeiro?

10. Crie usuários diferentes.

É possível limitar o acesso de cada funcionário?

Esse teste é muito mais útil do que simplesmente perguntar ao vendedor:

“Quantas funcionalidades o sistema tem?”

Sistema para transportadora: o mais importante é controlar a operação inteira

Uma pequena transportadora não precisa necessariamente começar com dezenas de ferramentas.

O que ela precisa é conseguir responder às perguntas do dia a dia.

Qual carga está saindo?

Quem é o motorista?

Qual veículo está sendo utilizado?

O que precisa ser entregue?

Qual é a rota?

Quanto foi gasto com abastecimento?

Qual documento foi emitido?

Quanto temos para receber?

Quais contas estão vencendo?

Quem pode alterar essas informações?

O que cada funcionário fez no sistema?

Quando essas respostas dependem de planilhas, mensagens e arquivos espalhados, a gestão começa a consumir tempo demais.

Um sistema para transportadora pequena pode ajudar justamente a colocar essas informações dentro de uma mesma estrutura.

Conheça o 360 ERP para pequenas transportadoras

O 360 ERP reúne recursos de gestão comercial, financeiro, fiscal, estoque e logística, além de ferramentas como roteirização, controle de abastecimento, MDF-e, relatórios, usuários, perfis e permissões.

Para uma pequena transportadora, isso significa poder centralizar boa parte da gestão da empresa sem precisar manter cada informação em uma ferramenta diferente.

Se hoje sua transportadora ainda depende de planilhas, WhatsApp e controles separados para acompanhar cargas, entregas, documentos e financeiro, vale testar uma operação real dentro do 360 ERP.

Conheça o 360 ERP