Sistema para distribuidora: o que sua empresa precisa controlar

Administrar uma distribuidora é diferente de simplesmente registrar vendas.

Existe estoque para controlar, vendedores negociando com clientes, diferentes preços, pedidos que precisam chegar corretamente, contas a receber, entregas, produtos com lote e validade e, em algumas empresas, até produção própria.

Quando cada parte da operação é controlada de uma maneira diferente, começam a aparecer problemas conhecidos: vendedor não sabe o preço correto, estoque não bate, pedido precisa ser conferido várias vezes, cliente compra sem limite disponível e a gestão precisa recorrer a planilhas para descobrir o que aconteceu.

É nesse cenário que entra um sistema para distribuidora.

Mais do que registrar pedidos, o sistema precisa acompanhar a operação da empresa e fazer com que as informações de vendas, estoque, financeiro e logística estejam relacionadas.

Mas o que uma distribuidora realmente precisa controlar?

1. Estoque: um dos pontos mais importantes da distribuição

O estoque provavelmente é uma das áreas que mais merece atenção em uma distribuidora.

Não basta saber que existem 500 produtos cadastrados. É preciso saber quanto existe, onde está, o que está disponível para venda e quais produtos precisam de atenção.

Dependendo da operação, também pode ser necessário controlar:

• diferentes estoques;

• estoque por usuário ou vendedor;

• lotes;

• validade dos produtos;

• inventário;

• movimentações;

• entradas e saídas;

• produtos disponíveis para venda.

Imagine uma distribuidora de alimentos que possui vários produtos próximos do vencimento.

Se o sistema não oferece informações adequadas sobre estoque, lote e validade, a empresa pode acabar descobrindo o problema somente quando a mercadoria já está parada.

Por isso, ao avaliar um sistema de estoque para distribuidora, não olhe apenas para a quantidade disponível. Veja quais informações você consegue acompanhar sobre cada produto.

2. Vendas e vendedores externos

Muitas distribuidoras possuem vendedores que passam o dia fora da empresa visitando clientes.

Nesse caso, o sistema precisa acompanhar também a rotina comercial.

O vendedor pode precisar:

• consultar produtos;

• verificar preços;

• consultar clientes;

• realizar pedidos;

• consultar informações comerciais;

• trabalhar pelo celular;

• continuar trabalhando mesmo quando estiver sem internet, dependendo da estrutura do aplicativo.

Isso muda bastante a operação.

Em vez de o vendedor anotar o pedido e depois alguém precisar digitar tudo no sistema, o pedido pode ser registrado durante a própria visita.

Além disso, a gestão consegue acompanhar melhor o trabalho da equipe comercial.

E não é apenas sobre vender

Uma equipe de vendas externa também precisa organizar visitas.

Uma agenda integrada ao sistema permite registrar compromissos, acompanhar visitas realizadas e utilizar recursos como check-in e check-out.

Isso ajuda o gestor a entender não apenas quanto cada vendedor vendeu, mas também como está sendo executada a rotina comercial.

3. Preço diferente para cada cliente

Esse é outro ponto bastante comum em distribuidoras.

Nem todo cliente compra pelo mesmo preço.

Uma distribuidora pode trabalhar com preços diferentes de acordo com:

• cliente;

• região;

• tipo de venda;

• canal;

• condições comerciais;

• e-commerce;

• negociação específica.

Por isso, uma tabela de preços não deve ser apenas uma lista de valores.

Ela precisa permitir que a empresa defina qual preço deve ser aplicado em cada situação.

Isso reduz a dependência de planilhas e evita que o vendedor precise consultar várias fontes antes de montar um pedido.

Na hora de escolher um ERP para distribuidora, vale fazer um teste simples:

Pegue um pedido real da sua empresa e veja se o sistema consegue aplicar automaticamente o preço correto para aquele cliente.

Esse tipo de teste é mais útil do que simplesmente assistir a uma demonstração genérica do sistema. A recomendação de testar a solução usando pedidos reais também aparece em conteúdos recentes voltados à escolha de sistemas para distribuição.

4. Limite de crédito e segurança nas vendas

Vender mais é importante. Receber também.

Por isso, o controle de crédito precisa fazer parte da operação comercial.

O sistema pode permitir definir um limite para cada cliente e acompanhar:

• limite concedido;

• valor utilizado;

• saldo disponível;

• valores em aberto;

• situação financeira do cliente.

Antes de uma nova venda, a equipe consegue ter uma visão melhor da capacidade de compra daquele cliente.

E isso pode ser ainda mais importante para distribuidoras que trabalham com vendas a prazo.

Análise de crédito

Além do controle interno, algumas empresas também precisam consultar informações externas para avaliar clientes.

Uma integração com serviços de análise de crédito pode ajudar nessa decisão.

O objetivo não é impedir a venda, mas dar mais informação para que a empresa possa decidir quanto vender e em quais condições.

5. Dar autonomia para o vendedor sem perder o controle

Existe uma situação bastante comum:

O vendedor precisa negociar para fechar uma venda, mas a empresa não quer simplesmente liberar descontos sem nenhum limite.

É aí que entra uma estrutura como o Saldo Flex.

A empresa define uma margem adicional de negociação e o vendedor pode utilizá-la dentro das regras estabelecidas.

Por exemplo:

Um vendedor possui R$ 500 de saldo adicional para negociação.
Em uma venda, utiliza R$ 150.
Ele passa a ter R$ 350 disponíveis.

A ideia é simples:

dar liberdade para o vendedor negociar sem perder o controle da empresa.

Para uma distribuidora com equipe comercial externa, esse tipo de recurso pode ser especialmente interessante porque reduz a necessidade de o vendedor interromper uma negociação para pedir autorização para cada pequena condição comercial.

6. Pedido, estoque e financeiro precisam conversar

Um dos principais problemas de uma operação que utiliza sistemas separados é a necessidade de repetir informações.

O vendedor registra o pedido.

Depois alguém confere.

Outra pessoa atualiza o estoque.

O financeiro precisa lançar a venda.

E a expedição recebe a informação por outro caminho.

Quanto mais etapas manuais existem, maior a possibilidade de erro.

Em uma operação integrada, o pedido pode fazer parte de um fluxo muito mais organizado:

Venda → Pedido → Estoque → Financeiro → Entrega

Isso não significa que todos os processos precisam ser automáticos. Significa que as informações precisam estar conectadas.

Esse é um dos pontos frequentemente destacados nos conteúdos atuais sobre ERP para distribuidoras: a necessidade de integrar áreas como estoque, vendas e financeiro, em vez de manter controles isolados.

7. Entregas e roteirização

Depois que a venda acontece, existe outra etapa importante: entregar o produto ao cliente.

Para uma distribuidora que realiza várias entregas por dia, organizar as rotas manualmente pode consumir bastante tempo.

Um sistema com recursos de roteirização pode ajudar a organizar as entregas considerando os pedidos e os destinos.

Isso permite que a empresa tenha uma visão mais organizada de:

• quais pedidos precisam ser entregues;

• onde estão os clientes;

• quais entregas podem fazer parte da mesma rota;

• distância;

• tempo estimado;

• organização das cargas.

O objetivo não é apenas fazer o caminhão rodar menos.

Uma boa organização da entrega também pode ajudar a empresa a cumprir prazos e reduzir o retrabalho da equipe.

8. Catálogo e pedidos pela internet

O comportamento do cliente também mudou.

Nem todo pedido precisa começar com uma ligação para o vendedor.

Dependendo do modelo da distribuidora, o cliente pode consultar o catálogo e fazer seu pedido pela internet.

Quando o catálogo está integrado ao ERP, a empresa consegue evitar outro problema comum: manter um catálogo separado do sistema de gestão.

O cliente consulta os produtos e realiza o pedido, enquanto a empresa recebe essas informações dentro da operação.

Isso pode ser interessante principalmente para distribuidoras que querem aumentar a frequência de pedidos sem depender exclusivamente do vendedor para iniciar cada negociação.

9. E quando a distribuidora também fabrica produtos?

Esse é um cenário que muitas vezes passa despercebido.

Uma empresa pode começar como distribuidora e, com o tempo, passar a fabricar, transformar ou montar alguns produtos.

Nesse caso, a operação deixa de ser apenas:

Comprar → Estocar → Vender → Entregar

E passa a envolver também:

Comprar → Estoque de matéria-prima → Produzir → Produto acabado → Vender → Entregar

Por isso, se existe produção na empresa, vale considerar esse cenário na escolha do sistema.

A produção precisa conversar com o estoque.

A matéria-prima utilizada precisa ser registrada.

A ordem de produção precisa indicar o que será produzido.

E o produto acabado precisa voltar para o estoque.

Ter essa operação dentro do mesmo sistema evita criar outro controle paralelo justamente em uma área que influencia diretamente estoque, custos e vendas.

10. Como saber se sua distribuidora já precisa de um sistema?

Nem sempre a empresa percebe o momento exato em que as planilhas deixaram de ser suficientes.

Alguns sinais são bastante claros.

Sua empresa pode estar nesse momento se:

• o estoque da planilha não bate com o estoque físico;

• vendedores precisam consultar preços por WhatsApp;

• existem várias tabelas de preços;

• cada vendedor mantém seu próprio controle;

• você não sabe exatamente quanto cada cliente ainda pode comprar a prazo;

• pedidos são digitados mais de uma vez;

• a equipe perde muito tempo conferindo informações;

• as entregas são organizadas manualmente;

• você precisa de várias planilhas para acompanhar a operação;

• a gestão depende de uma pessoa específica para saber “como está tudo”.

Quando isso começa a acontecer, o problema não é mais a quantidade de planilhas.

É a falta de integração entre os processos.

Como escolher um sistema para distribuidora?

Antes de contratar qualquer sistema, faça algo simples: teste a operação real da sua empresa.

Não escolha apenas olhando a quantidade de funcionalidades apresentadas em uma demonstração.

Pegue um pedido real e faça algumas perguntas.

O sistema consegue:

1. Encontrar o cliente?

2. Mostrar o preço correto para aquele cliente?

3. Verificar o limite de crédito?

4. Consultar o estoque disponível?

5. Registrar o pedido?

6. Atualizar as informações necessárias?

7. Organizar a entrega?

8. Registrar o financeiro?

9. Permitir que o vendedor trabalhe pelo celular?

10. Continuar atendendo a operação quando houver falta de internet, se isso for necessário para sua equipe?

Depois faça o mesmo teste com um pedido mais complexo.

Por exemplo: um cliente com preço diferenciado, vários produtos, venda a prazo e necessidade de entrega.

É nesse momento que você começa a perceber se está diante de um sistema realmente adequado para uma distribuidora ou apenas de um software que possui algumas funções de distribuição.

O que um sistema para distribuidora precisa ter?

Não existe uma lista única que sirva para todas as empresas.

Mas, de maneira geral, uma distribuidora deve avaliar pelo menos estas áreas:

O mais importante não é ter dezenas de módulos.

É fazer com que as informações de uma área sejam aproveitadas pelas outras.

Sistema para distribuidora: o que realmente importa?

Na hora de escolher um sistema de gestão, é fácil se impressionar com uma lista enorme de funcionalidades.

Mas a pergunta mais importante é outra:

O sistema consegue acompanhar a forma como minha distribuidora realmente trabalha?

Uma distribuidora precisa vender, controlar estoque, negociar preços, acompanhar clientes, receber, separar pedidos e entregar.

Se existe equipe externa, também precisa cuidar dos vendedores.

Se existe venda a prazo, precisa controlar crédito.

Se existe produção, precisa controlar matéria-prima e produtos acabados.

Por isso, o melhor sistema para uma distribuidora não é necessariamente aquele que possui mais funcionalidades.

É aquele que se encaixa na operação da empresa e permite que ela cresça sem precisar criar controles paralelos para cada nova necessidade.

Como o 360 ERP pode ajudar sua distribuidora?

O 360 ERP foi desenvolvido para acompanhar diferentes etapas da operação de empresas que vendem, distribuem e, em alguns casos, também produzem.

Entre os recursos que podem fazer parte dessa operação estão:

• gestão de estoque;

• controle de lotes e validade;

• múltiplos estoques;

• vendas;

• aplicativo para vendedores externos;

• operação offline;

• tabelas de preços;

• limite de crédito;

• Saldo Flex;

• consulta Serasa;

• agenda de visitas;

• check-in e check-out;

• roteirização de entregas;

• catálogo e pedidos online;

• consignação;

• produção;

• controle financeiro;

• integração bancária para boletos.

A ideia é que a empresa consiga organizar sua operação sem precisar transformar cada área em um controle separado.

Sua distribuidora ainda depende de planilhas para controlar parte da operação?

Conheça o 360 ERP e veja como ele pode se adaptar à rotina da sua empresa.

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