Quando uma empresa começa a produzir mais, controlar a operação apenas com planilhas, anotações e informações espalhadas pode ficar complicado.

O problema geralmente aparece no dia a dia: falta matéria-prima para terminar um pedido, o estoque não bate, uma produção fica parada ou ninguém sabe exatamente quanto determinado produto custou para ser fabricado.

É nesse momento que um sistema de produção pode fazer diferença.

Mais do que registrar o que foi produzido, um sistema ajuda a organizar as etapas da fabricação e relacionar produção, estoque, matéria-prima e custos.

Para uma pequena indústria, isso pode representar uma mudança importante na forma de acompanhar a operação.

O que é um sistema de produção?

Um sistema de produção é uma ferramenta utilizada para organizar e controlar os processos envolvidos na fabricação de produtos.

Na prática, ele permite registrar o que precisa ser produzido, acompanhar as ordens de produção e controlar os materiais utilizados durante o processo.

Imagine uma pequena fábrica que produz 500 unidades de determinado produto.

Para fabricar essas unidades, ela precisa de matéria-prima, embalagens e outros insumos.

Se esse controle estiver apenas em uma planilha, é necessário atualizar manualmente diversas informações:

• quanto foi planejado produzir;

• quanto já foi produzido;

• quais materiais foram utilizados;

• quanto ainda existe em estoque;

• o que precisa ser comprado;

• quanto foi produzido no período;

• quanto cada produto consumiu.

Conforme a empresa cresce, manter tudo isso atualizado manualmente começa a consumir tempo e aumenta a possibilidade de erros.

Um sistema de controle de produção organiza essas informações e facilita o acompanhamento da operação.

Como funciona o controle de produção?

O processo pode ser entendido de uma maneira simples:

Produto → matéria-prima → estoque → ordem de produção → produção → consumo dos insumos → produto acabado → estoque

Cada etapa gera informações importantes para a empresa.

Por exemplo, uma indústria pode precisar produzir 100 unidades de um produto.

Antes de iniciar a fabricação, o gestor precisa saber se existe matéria-prima suficiente.

Durante a produção, é necessário acompanhar o consumo dos materiais.

Depois da fabricação, o produto acabado precisa entrar no estoque.

Esse fluxo permite que a empresa tenha uma visão mais organizada do que entrou, do que foi utilizado e do que foi produzido.

O que é uma ordem de produção?

A ordem de produção é o registro utilizado para determinar e acompanhar uma fabricação. Em um sistema de controle de produção, essas informações ficam organizadas e podem ser acompanhadas durante o processo.

Ela pode indicar, por exemplo:

• qual produto será produzido;

• quantidade planejada;

• materiais necessários;

• quantidade produzida;

• andamento da produção;

• consumo dos insumos;

• resultado da fabricação.

Na prática, a ordem de produção ajuda a responder uma pergunta simples:

"O que está sendo produzido e em que situação está?"

Sem esse controle, é comum depender de conversas entre funcionários, anotações ou planilhas diferentes.

Com as informações registradas no sistema, o gestor consegue acompanhar melhor o processo.

Por que integrar produção e estoque?

Produção e estoque estão diretamente relacionados.

Quando uma indústria fabrica um produto, os materiais utilizados precisam ser considerados no estoque. Ao mesmo tempo, o produto final passa a fazer parte do estoque disponível.

Por isso, controlar produção separadamente do estoque pode gerar problemas.

Imagine uma empresa que possui matéria-prima para produzir 500 unidades.

Durante a fabricação, são produzidas 300.

Se o controle não estiver atualizado, alguém pode continuar considerando que existem materiais suficientes para produzir as outras 200 unidades, mesmo que parte dos insumos já tenha sido utilizada.

A integração entre controle de produção e estoque ajuda a reduzir esse tipo de desencontro de informação.

Como controlar a matéria-prima?

O controle de matéria-prima é uma das partes mais importantes para uma pequena indústria.

Não adianta ter pedidos para produzir se os materiais necessários não estão disponíveis.

Por isso, é importante acompanhar:

• quais matérias-primas estão disponíveis;

• quanto foi utilizado;

• quais materiais estão acabando;

• quais produtos dependem de determinado insumo;

• quanto foi consumido durante a produção;

• quanto permanece em estoque.

Esse acompanhamento também ajuda a identificar situações que podem passar despercebidas.

Por exemplo:

Uma empresa pode perceber que determinado produto está vendendo bem, mas sua produção está constantemente parando por falta de um material específico.

Nesse caso, o problema não está necessariamente nas vendas.

Pode estar no planejamento e no controle dos insumos.

Como o sistema ajuda a controlar os custos de produção?

Saber quanto custa produzir um produto é importante para qualquer indústria.

O custo não envolve apenas o preço da matéria-prima.

Dependendo da operação, também podem existir outros custos relacionados à produção.

Ao organizar essas informações, a empresa consegue ter uma visão mais clara do custo dos produtos fabricados.

Isso ajuda em decisões como:

• formação do preço de venda;

• análise de margem;

• comparação entre produtos;

• identificação de desperdícios;

• avaliação da rentabilidade;

• análise dos custos da produção.

Por exemplo, imagine que uma empresa venda dois produtos com preços semelhantes.

À primeira vista, os dois parecem igualmente rentáveis.

Depois de analisar os custos de produção, o gestor pode perceber que um deles consome muito mais matéria-prima e gera uma margem menor.

Sem esse acompanhamento, essa diferença pode passar despercebida.

Produção, vendas e estoque precisam conversar

Outro ponto importante é a relação entre produção e vendas.

A equipe comercial pode estar vendendo determinado produto em quantidade cada vez maior enquanto a produção não consegue acompanhar a demanda.

Também pode acontecer o contrário: a empresa produzir muito de um produto que está vendendo pouco.

Por isso, as informações de vendas, estoque e produção precisam ser analisadas em conjunto.

Uma indústria que consegue visualizar essas informações tem mais condições de tomar decisões baseadas nos dados da própria operação.

Quando uma empresa precisa de um sistema de produção?

Nem toda empresa precisa começar utilizando um sistema específico para produção.

Em uma operação muito pequena, uma planilha pode atender durante algum tempo.

O problema aparece quando o volume de informações começa a aumentar.

Alguns sinais indicam que a empresa pode estar chegando nesse momento:

A produção é controlada em várias planilhas

Existem arquivos diferentes para estoque, produção, compras e vendas.

Isso aumenta a chance de informações divergentes.

É difícil saber o andamento de uma produção

O gestor precisa perguntar para alguém da fábrica para descobrir o que já foi produzido.

Falta matéria-prima durante a produção

A empresa percebe a falta de determinado material somente quando precisa utilizá-lo.

O estoque não bate

A quantidade registrada não corresponde ao que realmente está disponível.

É difícil calcular o custo dos produtos

A empresa sabe quanto vendeu, mas não consegue visualizar claramente quanto gastou para produzir.

A produção aumentou

Quando a quantidade de produtos fabricados cresce, os controles manuais também ficam mais difíceis de manter.

A empresa depende muito de uma pessoa

Se somente uma pessoa sabe como funciona o controle da produção, existe um risco operacional.

Quais são as vantagens de utilizar um sistema de produção?

Um sistema pode ajudar a empresa principalmente a organizar as informações e reduzir controles manuais.

Entre os principais benefícios estão:

Mais controle sobre as ordens de produção

O gestor consegue acompanhar o que foi planejado e o andamento das produções.

Melhor acompanhamento da matéria-prima

Os materiais utilizados na fabricação ficam relacionados ao processo produtivo.

Maior controle do estoque

A produção deixa de ser uma informação isolada e passa a fazer parte do controle da operação.

Mais clareza sobre os custos

A empresa consegue analisar melhor os custos relacionados aos produtos fabricados.

Identificação de problemas

Com informações organizadas, fica mais fácil perceber gargalos, falta de materiais e diferenças entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu.

Menos dependência de planilhas

As informações deixam de ficar espalhadas em diversos arquivos e controles manuais.

Sistema de produção ou ERP: qual a diferença?

Um sistema de produção é focado principalmente no processo de fabricação.

Já um ERP pode integrar a produção com outras áreas da empresa, dependendo dos recursos disponíveis no sistema.

Isso é importante porque a produção não funciona isoladamente.

Uma indústria precisa comprar materiais, controlar estoque, vender produtos, emitir documentos fiscais e acompanhar suas finanças.

Quando essas informações estão separadas, o gestor pode precisar lançar ou conferir os mesmos dados em diferentes lugares.

Por isso, para empresas que precisam controlar várias áreas da operação, um ERP pode ser uma alternativa mais interessante do que utilizar sistemas separados.

Exemplo: uma pequena indústria que começou a crescer

Imagine uma pequena fábrica que começou produzindo 100 unidades por mês.

No início, uma planilha era suficiente.

O responsável anotava os materiais utilizados, atualizava o estoque e registrava o que havia sido produzido.

Com o crescimento das vendas, a produção passou para 500 unidades mensais.

Depois, para 1.000.

Nesse ponto, começaram a aparecer problemas:

• materiais acabavam sem aviso;

• algumas informações não eram atualizadas;

• o estoque apresentava diferenças;

• era difícil saber o custo de cada produto;

• a equipe dependia de planilhas;

• o gestor precisava conferir várias informações antes de tomar uma decisão.

O problema não era simplesmente produzir mais.

Era controlar uma operação que havia ficado mais complexa.

É justamente nesse estágio que um sistema de produção pode começar a fazer sentido.

O módulo de produção do 360 ERP

O 360 ERP possui recursos voltados para empresas que precisam organizar sua operação, incluindo controle relacionado à produção.

A proposta é permitir que a empresa tenha as informações de produção relacionadas à sua operação de gestão, evitando que o controle fique completamente separado em planilhas e outros arquivos.

Entre os recursos relacionados ao controle da produção estão:

• criação e acompanhamento de ordens de produção;

• controle de matérias-primas e insumos;

• acompanhamento dos custos dos produtos;

• análise do desempenho da produção;

• identificação de gargalos;

• integração com estoque;

• relação com vendas e demais informações da gestão.

Para uma pequena indústria, ter essas informações organizadas pode facilitar o acompanhamento da operação e a tomada de decisões.

E o mais importante: o sistema precisa acompanhar a realidade da empresa, não obrigar o negócio a criar processos desnecessários apenas para utilizar a ferramenta.