ERP para distribuidoras com controle de produção: quando sua empresa precisa dos dois?

Uma distribuidora normalmente começa com uma operação relativamente simples: compra produtos de fornecedores, mantém estoque e vende para seus clientes.

Mas, conforme o negócio cresce, é comum aparecer uma nova necessidade.

A empresa começa a montar kits, transformar matérias-primas, fracionar produtos, produzir determinados itens ou criar produtos próprios.

E aí surge uma questão importante:

o sistema que controla a distribuição também consegue controlar o que acontece dentro da produção?

Quando vendas, estoque, financeiro e produção começam a depender de planilhas ou sistemas separados, fica muito mais difícil saber o que realmente está acontecendo.

Quando uma distribuidora também começa a produzir

Imagine uma distribuidora de alimentos.

Ela compra produtos prontos de diversos fornecedores e revende para restaurantes, mercados e outros estabelecimentos.

Até aí, o processo é basicamente:

Compra → Estoque → Venda → Entrega

Mas agora essa mesma empresa começa a produzir alguns itens.

Pode ser um produto transformado, um kit, uma composição ou qualquer outro item que utilize produtos ou matérias-primas existentes no estoque.

O processo passa a ser:

Compra → Estoque de insumos → Produção → Produto acabado → Venda → Entrega

E isso muda bastante a forma como o estoque precisa ser controlado.

O produto utilizado na produção deixa de estar disponível como estoque para venda e passa a fazer parte de outro produto.

Se esse movimento não for registrado corretamente, o estoque começa a perder confiabilidade.

O problema de controlar distribuição e produção separadamente

É comum uma empresa usar um sistema para vendas e estoque e uma planilha para controlar a produção.

No começo pode funcionar.

O responsável anota:

• o que precisa ser produzido;

• quais materiais serão utilizados;

• quantidade produzida;

• perdas;

• custo;

• produtos acabados.

O problema aparece quando a operação aumenta.

Uma venda acontece no sistema.

A matéria-prima é retirada do estoque.

A produção acontece.

O produto acabado volta para o estoque.

Depois esse produto é vendido.

Se essas informações não estiverem relacionadas, o gestor precisa ficar conferindo vários lugares para entender o estoque real.

E quanto maior a quantidade de produtos, clientes, vendedores e movimentações, maior fica esse problema.

O que procurar em um ERP para distribuidora?

Para uma distribuidora, não basta o sistema registrar vendas.

É importante que ele acompanhe o caminho completo da operação.

Entre os recursos que fazem diferença estão:

Vendas

Controle de pedidos, clientes, vendedores e diferentes formas de venda.

Uma distribuidora pode trabalhar com venda externa, pronta entrega, pré-venda, balcão ou pedidos online.

O próprio material comercial do 360 ERP contempla gestão comercial, vendedores, estoque, financeiro, força de vendas e e-commerce.

Estoque

O estoque é provavelmente um dos pontos mais importantes para uma distribuidora.

Não é apenas saber quantos produtos existem.

É necessário entender onde estão os produtos, quais foram movimentados, o que está disponível e o que precisa ser reposto.

Financeiro

A venda não termina quando o pedido é registrado.

Existe contas a receber, contas a pagar, despesas, fluxo de caixa e acompanhamento dos pagamentos.

Quando vendas e financeiro estão separados, aumenta a necessidade de conferências manuais.

Vendedores externos

Para empresas que trabalham com vendedores, o ERP também precisa acompanhar a operação comercial fora da empresa.

O 360 ERP possui recursos voltados para vendedores externos e aplicativo de força de vendas, além de controle de metas, comissões e Saldo Flex.

Limite de crédito

Outro ponto importante para distribuidoras é o crédito.

Antes de liberar uma nova venda, o vendedor precisa saber se aquele cliente possui limite disponível.

Isso ajuda a evitar que a equipe comercial negocie sem conhecer a situação financeira do cliente.

Consulta de crédito

A consulta de informações de crédito também pode fazer parte da análise antes de uma nova venda.

No 360 ERP, a consulta Serasa aparece entre os recursos disponíveis, junto ao controle de clientes e limite de crédito.

E quando a distribuidora também precisa controlar produção?

É nesse momento que entra o segundo ponto do problema.

Um ERP para distribuidora com controle de produção precisa conseguir acompanhar não somente a venda do produto, mas também sua origem.

Por exemplo:

Matéria-prima → Receita → Ordem de produção → Consumo → Produto acabado → Estoque → Venda

Esse relacionamento ajuda o gestor a entender o que aconteceu com os produtos utilizados na transformação.

O que uma ordem de produção precisa controlar?

A ordem de produção é o registro que organiza o processo de fabricação ou transformação.

Ela pode reunir informações como:

• produto que será produzido;

• quantidade;

• receita;

• matérias-primas e insumos;

• responsável;

• início da produção;

• término;

• custo estimado;

• andamento da produção;

• produto acabado.

No módulo de produção do 360 ERP, o painel de ordens apresenta informações como produto final, quantidade produzida, custo estimado, responsável, duração estimada, início, fim e percentual de andamento. Painel de produção em escritóri…

Isso é importante porque tira a produção da lógica de uma simples anotação em planilha.

O gestor passa a ter um registro daquilo que deveria ser produzido e consegue acompanhar o andamento.

Controle de matéria-prima e insumos

Outro ponto importante é saber o que foi utilizado para produzir determinado produto.

Imagine que uma empresa transforme diversos itens em um produto acabado.

Se foram utilizados 100 kg de uma matéria-prima, essa quantidade precisa deixar de estar disponível no estoque daquela matéria-prima.

Ao mesmo tempo, o produto acabado produzido precisa entrar no estoque.

Esse controle ajuda a responder perguntas que parecem simples, mas que muitas empresas têm dificuldade de responder:

Quanto de matéria-prima temos hoje?

Quanto já foi utilizado na produção?

Quanto de produto acabado está disponível?

Quanto custou produzir determinado produto?

É justamente nessa conexão entre produção e estoque que um sistema começa a fazer diferença.

Lote e validade também fazem parte da operação

Para muitas distribuidoras e empresas que trabalham com alimentos, bebidas ou outros produtos controlados por lote, não basta saber apenas a quantidade disponível.

É necessário saber qual lote está no estoque e qual é a validade.

Isso se torna ainda mais importante quando o produto passa por algum processo de transformação.

O controle precisa acompanhar a movimentação dos insumos utilizados e dos produtos resultantes.

Assim, o estoque deixa de ser apenas um número e passa a representar melhor o que realmente existe fisicamente na empresa.

E o custo da produção?

Esse é outro ponto que costuma gerar problemas quando a produção é controlada em planilhas.

Quanto realmente custa produzir um determinado produto?

Não basta olhar somente para o preço de venda.

É preciso considerar os materiais e insumos utilizados no processo.

Um sistema de produção ajuda a organizar essas informações e permite acompanhar o custo relacionado à produção.

No painel de produção do 360 ERP, por exemplo, as ordens apresentam o custo estimado junto às informações de quantidade e andamento da produção. Painel de produção em escritóri…

Isso pode ajudar o gestor a analisar melhor os produtos produzidos e tomar decisões sobre preço, margem e operação.

Produção e estoque precisam conversar

Imagine que uma distribuidora tenha:

500 unidades de matéria-prima

e utilize:

100 unidades na produção.

Depois da produção, essas 100 unidades precisam refletir no estoque da matéria-prima, enquanto o produto produzido precisa ser registrado como produto acabado.

Se esse processo for feito manualmente, aumenta o risco de divergência.

Quando produção e estoque estão integrados, a movimentação pode fazer parte do mesmo processo de gestão.

E isso é especialmente importante para empresas que possuem muitos produtos, vários estoques ou uma equipe grande movimentando mercadorias.

Distribuidora com vendedores externos: o desafio fica ainda maior

Agora imagine acrescentar vendedores externos à operação.

O vendedor está na rua, visitando clientes e fazendo pedidos.

Ele precisa saber:

• quais produtos estão disponíveis;

• qual preço deve praticar;

• limite de crédito do cliente;

• saldo disponível;

• histórico do cliente;

• condições comerciais.

E a empresa precisa acompanhar:

• vendas;

• estoque;

• vendedores;

• pedidos;

• financeiro;

• entregas.

O 360 ERP possui recursos para gestão de vendedores, força de vendas, metas, comissão, Saldo Flex e controle de estoque.

Em uma operação de distribuição, essas informações precisam estar relacionadas.

Pronta entrega e distribuição exigem ainda mais controle

Para quem trabalha com pronta entrega, a situação é ainda mais dinâmica.

O vendedor pode sair com produtos no veículo, realizar várias vendas durante o dia e precisar saber o estoque disponível naquele momento.

Ao mesmo tempo, a empresa precisa acompanhar o que foi vendido e o que permanece disponível.

A distribuição também pode envolver roteirização, agenda de visitas, pedidos, entregas e diferentes vendedores.

Por isso, um ERP para distribuição precisa acompanhar não apenas o pedido, mas o processo que acontece antes e depois dele.

E quando existe venda online?

Hoje também é comum uma empresa ter mais de um canal de vendas.

Pode existir:

• vendedor externo;

• loja física;

• PDV;

• e-commerce;

• pedido online;

• marketplace.

Em uma operação registrada no projeto, por exemplo, havia uma empresa trabalhando simultaneamente com loja física, operação online, transportadora, vendedores externos e diferentes canais, com a necessidade de relacionar essas operações nos mesmos relatórios.

Esse é um bom exemplo de por que centralizar as informações pode ser importante.

O pedido online não deveria ser tratado como uma operação completamente diferente da empresa.

Ele precisa conversar com estoque, vendas e financeiro.

Quando a distribuidora deveria considerar um ERP com produção?

Não existe um número específico de funcionários ou faturamento que determine isso.

Alguns sinais são mais importantes.

Sua empresa provavelmente já está precisando de um sistema mais estruturado quando:

• o estoque começa a apresentar divergências;

• a produção é controlada em planilhas;

• existem muitos produtos e insumos;

• há produtos com lote e validade;

• existem vários vendedores;

• cada vendedor controla informações de uma maneira;

• o financeiro precisa conferir vendas manualmente;

• existem diferentes tabelas de preços;

• a empresa trabalha com pronta entrega;

• existem vários estoques;

• os produtos são transformados ou montados;

• existem vendas pelo e-commerce;

• o gestor precisa consultar várias planilhas para descobrir uma informação.

Quando isso acontece, o problema deixa de ser apenas "ter um sistema".

O problema passa a ser conseguir enxergar a operação inteira.

ERP para distribuidora e produção: os dois podem estar no mesmo sistema?

Sim. E para algumas empresas isso faz bastante sentido.

Uma empresa pode começar como distribuidora e, com o tempo, desenvolver uma operação híbrida:

Distribuição + Transformação + Produção + Vendas

Nesse cenário, não é interessante pensar em produção como uma operação isolada.

A produção precisa estar relacionada ao estoque.

O estoque precisa estar relacionado às vendas.

As vendas precisam conversar com o financeiro.

E o comercial precisa ter acesso às informações necessárias para negociar com os clientes.

É justamente essa integração que torna um ERP mais interessante para uma empresa que deixou de ser apenas uma distribuidora.

Como o 360 ERP pode se encaixar nessa operação?

O 360 ERP reúne recursos de gestão comercial, vendas, estoque, financeiro, vendedores externos, aplicativo de vendas, limite de crédito, consulta Serasa, Saldo Flex, consignação, produção, relatórios e integrações.

Na prática, isso permite estruturar a operação de acordo com a necessidade da empresa.

Para uma distribuidora, pode começar pelo controle de:

Clientes → Vendas → Estoque → Financeiro

E, quando existe transformação ou fabricação:

Matéria-prima → Produção → Produto acabado → Estoque → Venda

Essa segunda parte é o que diferencia uma empresa que apenas distribui produtos de uma operação que também produz ou transforma aquilo que vende.

O módulo de produção possui uma visão de ordens com status, quantidade, custo estimado, duração e percentual de andamento, permitindo acompanhar a produção de forma mais estruturada. Painel de produção em escritóri…

Afinal, sua empresa precisa de um ERP ou de um sistema de produção?

Em muitos casos, a resposta pode ser: dos dois, mas integrados.

Se sua empresa apenas compra e revende, o foco provavelmente estará em vendas, estoque, financeiro e distribuição.

Se além de distribuir você também transforma, monta ou produz produtos, o controle precisa ir um passo além.

Você precisa saber:

o que entrou → o que foi utilizado → o que foi produzido → o que está em estoque → o que foi vendido → quanto recebeu.

Quando essas informações estão conectadas, fica muito mais fácil entender a operação.

E esse é um dos principais motivos para uma distribuidora que começou a produzir considerar um ERP com controle de produção, em vez de manter uma parte da empresa no sistema e outra em planilhas.

Conclusão

A necessidade de um ERP nem sempre aparece quando a empresa começa.

Muitas vezes ela aparece quando a operação cresce.

Primeiro vêm os clientes.

Depois os vendedores.

Depois os estoques.

Depois novos canais de venda.

E, em algum momento, a empresa começa a produzir ou transformar seus próprios produtos.

Quando isso acontece, controlar cada parte separadamente começa a ficar caro em tempo e informação.

Um ERP para distribuidoras que também possuem produção pode ajudar justamente a conectar essas etapas: vendas, estoque, produção e financeiro.

Se sua empresa está passando por esse momento, vale olhar não apenas para um sistema de vendas, mas para o processo completo da operação.

Quer entender como o 360 ERP pode funcionar na sua distribuidora e também controlar sua produção? Conheça a estrutura do sistema e veja se ela se encaixa na sua operação.